Voor mijn informatie structuur gebruik ik PARA. Dit acroniem staat voor Projects (projecten) — Areas (gebieden) — Resources (bronnen) — Archives (archieven). De vier hoofdcategorieën die alle soorten informatie omvatten die ik in mijn werk én leven kan tegenkomen.
Deze hoofdstructuur gebruik ik overigens overal en zo veel mogelijk. Ook in Onedrive, workflowy en andere systemen.
Welke definitie past bij de vier hoofdcategorieën?
Een project is een reeks taken gekoppeld aan een doel, met een deadline. Een area is een verantwoordelijkheid die je voelt met een gestelde norm die je wil handhaven. Een resource is een onderwerp of thema dat voortdurend in jouw belangstelling staat. Alle inactieve items uit de andere drie categorieën in zich komen in archives.
Voorbeelden van de informatie structuur
Projecten vallen in principe altijd in een Area. In mijn Area heb ik bijvoorbeeld Financiën. Als Project heb ik Aangifte Inkomsten Belasting 2020. “Terug naar mijn gewicht voor de lockdown” is verbonden aan mijn Area “Gezondheid”. En in Resources (bronnen) gebruik bijvoorbeeld de volgende map: Methodieken voor analyses. Maar in Resources zitten bijvoorbeeld ook de mappen Valmorel, Ethiek & Technologie, Recepten, Security & Privacy, Productiviteit, Creativiteit en Leren. Kortom alle onderwerpen die voortdurend mijn interesse hebben.
Workflow
Mijn standaard workflow is dat alle info die ik wil opslaan en later waarschijnlijk wil opzoeken, doorzoeken en eventueel delen in principe in mijn Evernote inbox komt. Die inbox sorteer en (her)orden en metadateer ik eens per week mijn notities, afbeeldingen en documenten naar de genoemde informatie structuur.
Wil je meer weten over PARA? Lees dan dit originele artikel van Tiago Forte.
Lees ook Waarom ik Evernote gebruik