Update Chrome vandaag! **10 juni 2021**

Gebruik je Chrome op Windows, Mac, or Linux computers? Update Chrome dan vandaag nog naar de laatste versie.

Google heeft gisteren een dringende update voor hun browser uitgerold om 14 nieuw ontdekte beveiligingsproblemen aan te pakken.

https://thehackernews.com/2021/06/new-chrome-0-day-bug-under-active.html

Hoe doe je de Chrome update?

Lees hier de instructies voor de update op jouw besturingssysteem.

In Windows Chrome ga je via het Chrome menu met de drie bolletjes (rechtsboven) naar Help-Over Google Chrome.

  1. Klik op Google Chrome updaten.
    • Belangrijk: Als je deze knop niet ziet, beschik je over de nieuwste versie.
  2. Klik op Opnieuw starten.

Als je Chrome up to date is dan vermeld het venster “over Chrome” dat Google Chrome up-to-date is.

Ben je geïnteresseerd in digitale hygiëne? Lees dan ook hoe je jouw informatie kunt beveiligen met o.a. een stappenplan en lees dan ook Hoe jij jezelf kunt beschermen tegen misbruik van inloggegevens?

Hoe kan ik mijn informatie beveiligen?

De wijze waarop we informatie beveiligen nam ik onder de loep. Heel vaak zorgen we onvoldoende voor onze digitale informatie. Het besef van de grote waarde van mijn gegevens maakte dat ik mijn kennis over online en offline veiligheid opfriste. Ik verdiepte me in de nieuwste mogelijkheden van toegang tot informatie en in de manieren waarop ik voor een reservekopie van mijn data kan zorgen.

Ik bedacht me dat het voor anderen waardevol kan zijn om mijn laatste inzichten en keuzes hier te delen.

Het besef dat informatie waardevol was had ik al. Maar sinds begin 2020 is dat besef toegenomen. Toen ben ik namelijk gestart met het opzetten van een nieuwe structuur en workflow waarin ik mijn waardevolle informatie opsla, opzoek, doorzoek, sorteer, filter, orden, herorden, voorzie van metadata en deel.
De nieuwe structuur werkt enorm goed. De kennis die ik nu snel uit al die informatie haal is voor mij van onschatbare waarde. Er valt echter nog veel meer te leren en de ontwikkelingen gaan snel.
Om bij te blijven volg ik o.a. Martijn Aslander en Tiago Forte. Als je kenniswerker bent, productiever en creatiever wil zijn moet je zeker ook deze heren gaan volgen.

Mijn informatie is dus van onschatbare waarde. Daarom wil ik goed mijn informatie beveiligen. Maar hoe?

Stappenplan om veilig online te zijn

Als je op een luchtige manier wil verdiepen waarom je meer aan beveiliging moet doen dan je waarschijnlijk denkt, lees dan “ik weet je wachtwoord” van Daniël Verlaan (affiliate link). Als je dit boek leest  wordt je niet paranoïde, wel minder naïef. Lees gewoon zijn verhalen en wees voorbereid. Daniël komt met een kort en bondig stappenplan om veilig online te zijn. Ik ben overtuigd dat het voor de meeste mensen de moeite waard is om meer aandacht te besteden aan de volgende adviezen.

  1. Updaten
  2. Wachtwoorden
  3. Tweestapsverificatie
  4. Phising herkennen en linkjes inspecteren
  5. Maak een back-up
  6. Pas op met bijlagen en documenten
  7. Kijk uit met openbare WiFi
  8. Installeer alleen apps uit Google Play of de Appstore
  9. Let op wat je online zet
  10. Vertrouw je apparaten, niet jezelf.

Geavanceerd informatie beveiligen met Google

Bij Google heb ik me ingeschreven voor geavanceerde beveiliging. ‘Geavanceerde beveiliging’ wordt aanbevolen voor iedereen met een verhoogd risico op gerichte online aanvallen. Google beveelt de geavanceerde beveiliging aan voor bijvoorbeeld journalisten, activisten, medewerkers van politieke campagnes, bedrijfsleiders, IT-beheerders. Maar de service is evengoed gratis voor anderen van wie het Google-account waardevolle bestanden of gevoelige informatie bevat. En dat is in principe iedereen die Google gebruikt.
De geavanceerde beveiliging voorkomt ongeautoriseerde toegang tot mijn account, biedt extra bescherming tegen schadelijke downloads en beveiligt mijn persoonlijke informatie. Je moet er wel twee hardware beveiligingssleutels naar eigen keuze voor aanschaffen. Deze sleutels wil je sowieso al gebruiken voor tweefactorverificatie van al je digitale toegang.

informatie beveiligen met Google

Tweefactorverificatie met een hardware sleutel

Voor mijn informatie beveiliging ben ik mulifactorauthenticatie op een andere manier gaan gebruiken. Voor de tweede factor, naast een wachtwoord, heb ik gekozen voor hardwaresleutels van Yubico (affiliate link). Natuurlijk kun je ook kiezen voor een app of sms. Maar dit is minder veilig. Lees in dit bericht hoe dat zit.
Op Yubico.com/start staan stapsgewijze instructies om je toegang te beschermen met de YubiKey.
Niet alleen voor Google dus, maar ook voor andere accounts. Denk bijvoorbeeld aan je social media accounts, je browsers, financiële websites, passwordmanager en vele andere services.

Eerlijk is eerlijk. Je moet er wel even voor gaan zitten. Goed lezen. En stap voor stap de instructies volgen. Je moet niet alles in één middagje willen doen.

Informatie beveiligen met backup

Ik synchroniseerde al naar de cloud. Op Onedrive, Googledrive en Dropox stond nog het één en ander. Bij de keuze van cloudopslag vond ik het belangrijk dat de cloudservice gebruik maakt van versiebeheer. Dat doet niet elke online drive. Ik koos voor Onedrive.

Maar ik wilde meer zekerheid omdat door synchronisatieproblemen al eens  een aantal van mijn bestanden beschadigden. Ik leerde dus dat syncen geen echte backup methode is omdat de synchronisatie je bestanden kan beschadigen en daarmee mogelijk vernietigen. 
Nu beschik ik al ruim 10 jaar over, een inmiddels verouderde, NAS (Network Attached Storage) ofwel een harde schijf in mijn thuisnetwerk. Deze NAS wordt gebruikt voor mijn SONOS muziekbibliotheek en ook voor mijn oudere video- en fotoarchief.  
Met de komst van cloudopslag is ook een fotoarchief online ontstaan en natuurlijk gebruik ik de online muziekbibliotheek van Spotify in combinatie met SONOS tegenwoordig veelvuldig.
Maar van mijn eigen muziekcollectie wil ik geen afscheid van nemen. Met name de oudere gezinsfoto’s en -video’s krijgen steeds meer waarde. Daar wil ik goed voor zorgen. Dus moet ik dit soort informatie goed beveiligen.

Een NAS kan integreren met de gesynchroniseerde cloudopslag, leerde ik. Ik koos hier voor modernisering van de oude netwerkschijf en kocht een NAS server van Synology DS220+ en 2x Seagate Ironwolf van minimaal 8 TB (affiliate link).

Ik verwacht dat het moderniseren en gebruiken van meerdere lagen in mijn opslag meer zekerheid geeft en meer recht doet aan de waarde van mijn informatie.

Laat even weten wat je vindt van dit bericht. Vind ik leuk!

Informatie structuur met PARA. Hoe organiseer je jouw digitale informatie?

Voor mijn informatie structuur gebruik ik PARA. Dit acroniem staat voor Projects  (projecten) — Areas (gebieden) — Resources (bronnen) — Archives (archieven). De vier hoofdcategorieën die alle soorten informatie omvatten die ik in mijn werk én leven kan tegenkomen.
Deze hoofdstructuur gebruik ik overigens overal en zo veel mogelijk. Ook in Onedrive, workflowy en andere systemen.

Welke definitie past bij de vier hoofdcategorieën?

Een project is een reeks taken gekoppeld aan een doel, met een deadline. Een area is een verantwoordelijkheid die je voelt met een gestelde norm die je wil handhaven. Een resource is een onderwerp of thema dat voortdurend in jouw belangstelling staat. Alle inactieve items uit de andere drie categorieën in zich komen in archives.

Voorbeelden van de informatie structuur

Projecten vallen in principe altijd in een Area. In mijn Area heb ik bijvoorbeeld Financiën. Als Project heb ik Aangifte Inkomsten Belasting 2020. “Terug naar mijn gewicht voor de lockdown” is verbonden aan mijn Area “Gezondheid”.  En in Resources (bronnen) gebruik bijvoorbeeld de volgende map: Methodieken voor analyses. Maar in Resources zitten bijvoorbeeld ook de mappen Valmorel, Ethiek & Technologie, Recepten, Security & Privacy, Productiviteit, Creativiteit en Leren. Kortom alle onderwerpen die voortdurend mijn interesse hebben.

Workflow

Mijn standaard workflow is dat alle info die ik wil opslaan en later waarschijnlijk wil opzoeken, doorzoeken en eventueel delen in principe in mijn Evernote inbox komt. Die inbox sorteer en (her)orden en metadateer ik eens per week mijn notities, afbeeldingen en documenten naar de genoemde informatie structuur.

Wil je meer weten over PARA? Lees dan dit originele artikel van Tiago Forte.

Lees ook Waarom ik Evernote gebruik

Waarom ik Evernote gebruik

Je hebt vast wel eens van Evernote gehoord. Zo niet, Evernote is een app waarmee je notities maakt, documenten in kunt dumpen, foto’s of tweets of wat je ook maar digitaal bezit en in de toekomst wellicht nog eens wil gebruiken opslaat en ordent.
Het goede nieuws is dat je al jouw informatie via iedere computer of smartphone kan benaderen. 
Grofweg kun je zeggen dat Evernote jouw notitieboeken met al jouw notities bevat.
Het enige wat je hoeft te doen is een notitieboek maken voor ieder onderwerp dat jij wil en deze vullen met notities. Net als vroeger met je kladblokjes en notitieboekjes.

Evernote is gratis, maar er is ook een premium versie 

Het mooie is: Evernote is gratis en bied ruim voldoende om profijt te hebben van de mogelijkheden.
Er bestaat een premium versie. Voor een 60 euro per jaar krijg je gebruik  in plaats van 60 MB upload per maand 10 GB per maand. Overigens is de totale opslagcapaciteit van Evernote onbegrensd. Ook in de gratis versie.
 

Productiever en creatiever

In 2016 ben gestart met de gratis versie. In de loop van de tijd gebruikte ik het in meer of mindere mate. 
Toen ik begin 2020 een nieuwe workflow en structuur ging gebruiken voor alle informatie die tot mij kwam werd Evernote, samen met wat andere hulpmiddelen, onderdeel van de dagelijkse workflow.
Het helpt mij naast andere tools enorm om productiever en creatiever te zijn. 
 

Evernote Tips

Ik ontdekte pas drie mogelijkheden die ik graag met je deel.
  • Nederlandse tekstherkenning in foto’s.  Lees alles over hoe Evernote tekst in afbeeldingen doorzoekbaar maakt.
  • Checkboxes (CTRL + SHIFT + C of via het menu: Opmaak- Te-doen). Handig voor doelijstjes.
  • Om mijn categorieën (tags) makkelijk beter te ordenen gebruik ik sinds kort leestekens om een onderverdeling van de categorieën te maken. Voor een hoofdcategorie gebruik ik een uitroepteken “!”. Voor een subcategorie een punt “.” Voor een status gebruik ik de hashtag “#”. Natuurlijk kun je ook andere leestekens gebruiken. Reuze handig! Op deze manier maak ik categorieën binnen categorieën waardoor mijn filterlogica beter werkt.  

Meervoudige verificatie tegen misbruik van online inloggegevens

Hoe bescherm jij jezelf online tegen misbruik van inloggegevens?

Ik gebruik een fysieke sleutel voor meervoudige verificatie. Het verkleint het risico dat er misbruik kan worden gemaakt van mijn online inloggegevens.  Daarnaast probeer ik te zorgen voor up-to-date software waaronder antivirus software, kies ik weloverwogen veiligheidsinstellingen, gebruik ik een passwordmanager.

Het valt mij op dat meervoudige verificatie of authenticatie onbekend terrein is voor mensen in mijn omgeving. Ik vermoed dat jij jezelf op dit moment nog onvoldoende beschermd tegen online misbruik van jouw online inloggegevens. Het is hoog tijd voor een toelichting van het begrip meervoudige authenticatie. Zodat ook jij tot het inzicht kunt komen hoe je weloverwogen jouw online inloggegevens beschermd. Een kritisch gebruiker van de online wereld ben ik zeker, maar ik ben geen expert. Mijn kennis is beperkt, maar ik hoop voldoende, om jouw een beter inzicht te geven wat betreft online bescherming. Lees dus verder als je antwoord wil op de vraag hoe je bewust kunt kiezen tegen misbruik van online inloggegevens. 

Meervoudige verificatie: Een combinatie bezit en kennis biedt meer veiligheid

Enkel een hoofdwachtwoord, (iets dat je moet weten) biedt echt onvoldoende online veiligheid. Het is nodig om in  aanvulling op het wachtwoord te werken met een sleutelbestand , iets dat je moet hebben. Als je zowel een sleutelbestand als een hoofdwachtwoord gebruikt, heb je een tweefactoren bescherming: bezit en kennis. Dat biedt meer veiligheid.

Je bent verstandig als je op je hoede bent voor oplichting of overname van je internet inloggegevens. Het is nog verstandiger als je meervoudige verificatie gebruikt om jouw persoonlijke gegevens en online accounts te beschermen.
Als je meervoudige verificatie gebruikt, ben je nog beter bezig als je een authenticatie-app gebruikt. In plaats van codes te ontvangen via sms.
Het gebruik van fysieke sleutel is de allerbeste optie voor meervoudige verificatie.

Meervoudige verificatie, wordt ook wel Multi Factor Authenticatie (MFA) en Twee Factor Authenticatie (2FA) of tweestapsverificatie genoemd. Het is een methode waarbij een online gebruiker, twee stappen succesvol moet doorlopen om ergens toegang tot te krijgen.
Om toegang te krijgen tot een accountmoet je naast jouw wachtwoord invoeren (de eerste verificatiefactor),  ook een code invoeren. Die code ontvang je van een apparaat die jij in je bezit hebt. Die code kan bijvoorbeeld verzonden zijn naar je telefoon via sms. Of ontvangen worden in een authenticatie-app die jij op je telefoon hebt.  Dit betekent dat een eventuele hacker jouw wachtwoord en jouw telefoon moet stelen om in te breken in jouw account.

Meervoudige verificatie via sms is beter dan alleen een wachtwoord maar gebruik sms als tweede factor liever niet

Het ontvangen van codes via sms is minder veilig dan het gebruik van een authenticatie-app. Daarom kun je beter niet kiezen voor sms als tweede factor.

Liever niet meervoudige verificatie met sms

Hackers slagen er redelijk eenvoudig in om een ​​telefoonnummer over te dragen naar een nieuw apparaat. Dit wordt een sim-swap genoemd. Een hacker kan jouw telefoonnummer al  omleiden als jouw telefoonnummer en de laatste vier cijfers van jouw burgerservicenummer bekend zijn . Jouw fysieke telefoon is niet meer nodig om toegang te krijgen tot jouw codes.

Van tijd tot tijd worden telefoonnummers en burgerservicenummers gelekt. Denk bijvoorbeeld aan het recente lek in het systeem van GGD. Hierdoor liggen burgerservicenummers, adresgegevens en telefoonnummers van mensen die op corona zijn getest op straat. De kans dat jouw gegevens ooit ook ergens zijn gelekt is aanzienlijk.

Echter, SMS als meervoudige verificatie is altijd beter dan alleen een wachtwoord!

Wil je jouw online accounts beveiligen? Het instellen van twee factor verificatie (2FA) is de beste stap die je kunt zetten. Zelfs als je codes via sms wil ontvangen. Tweestapsverificatie via sms is dus beter dan eenstapsverificatie. Bij het laatste hoeft een hacker alleen jouw wachtwoord te achterhalen of raden om toegang te krijgen tot jouw gegevens. Wees niet het gemakkelijkste doelwit voor hackers.

Gebruik liever een authenticatie app of een fysieke authenticatie sleutel

meervoudige verificatie met een appEen voorbeeld van een authenticatie-app is Google Authenticator en Microsoft Authenticator. In de app blijven de codes, onafhankelijk van de telefoon provider in de app. Een hacker heeft geen toegang tot jouw codes. Ook niet als de hacker erin slaagt je nummer naar een nieuwe telefoon te verplaatsen. De codes verlopen bovendien snel, meestal na ongeveer 20-30 seconden. Een authenticatie-app is niet alleen veiliger dan sms, maar ook sneller. Je hoeft alleen maar op een knop te tikken om jouw identiteit te verifiëren. Het invoeren van een handmatig code is overbodig.

voorbeeld van hardware voor meervoudige verificatie
Een fysieke sleutel voor betere online bescherming

De fysieke beveiligingsleutel biedt een nog stabielere en nog betrouwbaardere vorm van beveiliging  voor je account dan de app. De app genereert  alleen maar eenmalige codes. De fysieke sleutel heb je letterlijk in jouw bezit. Via bijvoorbeeld USB sluit je de sleutel aan op jouw computer. Onder de motorkap van de sleutel zit slimme cryptografie. Bij eerste registratie bij een online service, worden een paar cryptografische codes gecreëerd – privé en openbaar. De openbare code wordt opgeslagen op de server van de online service. En de privécode wordt opgeslagen in de fysieke sleutel. De privé code komt nooit los van de fysieke sleutel. Stel je voor. Iemand doet zich als jou voor. De persoon stuurt een loginbevestiging met de verkeerde privé-code, dan wordt de toegang tot het account geweigerd.

Wees verstandig en kies bewust voor een vorm van meervoudige verificatie. Het liefst met een app of fysieke sleutel.

Welke keuze maak jij wat betreft meervoudige verificatie?

Dus, welke keuze moet je maken wat betreft multi-factor-authenticatie?
Er is geen universeel antwoord op deze vraag. Verschillende versies en combinaties zijn mogelijk voor verschillende services.

Kies je voor een fysieke sleutel voor meervoudige verificatie? Dan is het aan te raden ook te zorgen voor een reserve sleutel. Zoals met autosleutels. De een bevindt zich in je zak en de andere op een veilige plek in het geval van verlies.

In ieder geval is mijn advies om enkel een wachtwoord als toegang tot een online service als onveilig te beschouwen. Een wachtwoord samen met SMS-gestuurde eenmalige wachtwoorden kun je beter vermijden, indien mogelijk. Kies dus voor een app of de fysieke sleutel.

Meervoudige authenticatie is geen gedoe. Gehackt zijn is pas gedoe!

Ik ben nieuwgierig of je naar aanleiding van dit bericht tot inzicht bent gekomen. Ik hoop met dit artikel te bereiken dat je tot inzicht komt. Je hebt waarschijnlijk een betere online bescherming nodig dan je nu hebt! Wellicht zul je nog wat meer moeten uitvogelen om daadwerkelijk met meervoudige verificatie te werken. Maar dat zal je vast lukken.

Heb je naar aanleiding van dit bericht vragen en of opmerkingen? Aarzel niet om contact met mij op te nemen.

Reageer hieronder!

Lees meer van mijn inzichten

Probleemoplossend denken en handelen was generaties lang geen onderwerp in het onderwijs

Probleemoplossend denken en handelen, creatief denken en handelen en kritisch denken kwam tot kort geleden niet voor in curriculua van het basis-, voortgezet- en middelbaar beroeps onderwijs.   

Dit inzicht verwonderde mij. Hoe kan het?  Zijn we dus overgeleverd aan de onwetend? Waartoe leidt dit gebrek? 

Ter geruststelling, er is een klein deel van die generaties die de vaardigheden wel heeft ontwikkeld. Dat zijn namelijk de mensen die hoger onderwijs hebben genoten. Daar werd en wordt, van wat ik zie, wel aandacht besteed aan probleemoplossend en kritisch, creatief denken. En er zullen ook mensen zijn die de vaardigheden op eigen houtje hebben ontwikkeld.

Maar het grootste deel van de mensen heeft dus niet tijdens het onderwijs geleerd om kritisch en probleemoplossend te denken.

En dat zie ik toch als een groot probleem. Omdat de toename aan en de aard van de huidige vraagstukken schreeuwt om kritisch doordachte en creatieve oplossingen. 

Naïef optimistisch

Toch ben ik naïef optimistisch over onze toekomst. Ik zal uitleggen waarom.


Sinds 2006 is het voor scholen verplicht om aandacht te besteden aan burgerschapsonderwijs. In vergelijking met andere landen doen scholen in Nederland overigens heel weinig aan burgerschap. En wat scholen doen, wordt heel verschillend vormgegeven. Het ministerie gaf ook te weinig gewicht aan  burgerschapsonderwijs: het moest beleidsarm worden ingevoerd, zonder kerndoelaanpassing, waardoor het niet erg hoog kwam te staan op de prioriteitenlijstjes van scholen, is te lezen in een artikel van het landelijk kenniscentrum  voor de ontwikkeling van het curriculum in het primair, speciaal en voortgezet onderwijs in Nederland.

Herziening kerndoelen 

Ruim een jaar geleden hebben 125 leraren en 18 schoolleiders voor negen leergebieden een voorstel met de benodigde kennis en vaardigheden (bouwstenen) voor de herziening van de kerndoelen en eindtermen geleverd.

Creatief denken en handelen, probleemoplossend denken en handelen en kritisch denken zijn vaardigheden die in het voorstel regelmatig voor komen.  Niet alleen binnen het leergebied burgerschap.
Dat vind ik heel goed omdat ik denk dat deze vaardigheden ons leven op alle gebieden toekomstbestendiger maakt. Dit deel maakt mij optimistisch.

Toch nog somber

Maar ik zie ondanks dat nog steeds een doemscenario. Zonder de vaardigheden verliezen de huidige generaties het op veel gebieden van de aankomende. Als je niet geleerd hebt kritisch te denken en problemen op te lossen is het risico dat je gepasseerd wordt, door mensen die wel deze vaardigheid hebben, aanwezig. Gepasseerd worden en niet mee kunnen komen ervaren velen doorgaans als een probleem. En juist die mensen die dat mee gaan maken hebben dus geen probleemoplossende vaardigheden ontwikkeld. Denk daar maar eens over na…

Vertrouwen

Ondanks deze inzichten vertrouw  ik erop dat de huidige generaties, lager en middelbaar opgeleide mensen, hun behoefte op dit vlak duidelijk zullen maken en dat er uiteindelijk  iedereen in staat zal zijn om probleemoplossend en kritisch te denken. Ik geloof dat  het kan leiden tot meer begrip, meer win-win en uiteindelijk een betere wereld.

Laat je horen

Behoor jij tot de groep die de vaardigheden niet in het onderwijs heeft ontwikkeld? Herken je iets of niets? Heb je suggesties? Welke behoefte heb jij?

Ben ik te optimistisch? Of wellicht te pessimistisch? Ben ik naiëf? Ik ben echt nieuwgierig naar jouw mening.

Laat horen wat je vindt door te reageren!

Kritisch denken

Feiten van fictie scheiden is belangrijker dan ooit! We moeten dringend kritisch denken. Dit realiseerde ik me afgelopen dagen ten eerste na het zien van de documentaire Coded Bias, en ten tweede na het bekijken van een interview van What Matters Now TV met de Nina Schick, auteur van het boek Infocalypse.

Ik deel mijn inzicht. Blader mee en lees onder de webstory verder.

webstory
Bekijk de webstory.

Coded Bias gaat over onderzoeker Joy Buolamwini’s, zij ontdekte raciale vooroordelen in algoritmen voor gezichtsherkenning. Infocalypse gaat over de gevolgen van deepfakes.

Ik kwam tot het inzicht dat kritisch denken belangrijker is dan ooit. En dat we dat allemaal dringend moeten weten. Feiten moeten gescheiden worden van fictie. Op technologie mogen we niet ten volle vertrouwen.

Het is dus belangrijk dat we ons kritisch denkvermogen verbeteren zodat we misleidende denkfouten kunnen voorkomen, misleidende vooroordelen op sporen, betere argumenten bedenken, ons oordeel aanscherpen en besluitvorming verbeteren.

Mensen moeten leren de juiste vragen te stellen en aannames betwisten. Zijn we voorbereid?

Uit mijn eigen ervaring zie ik dat je pas vanaf het Hoger Beroeps Onderwijs leert kritisch te denken en leert hoe je tot goede besluiten en oplossingen van dingen komt.

Middelbaar Onderwijs leidt daar niet of nauwelijks toe op. Of zie ik het niet goed? Ik ben heel benieuwd hoe jullie er over denken.

Ik voel urgentie. Voor inspiratie raad ik je aan om de film Coded Bias en boek Infocalypse er bij te pakken.

Ik denk ondertussen nog even kritisch na welke bijdrage ik kan gaan leveren in deze urgente kwestie. Reacties zijn welkom!

Project Roosterplanning, inzichten van een projectleider

Inzichten project roosterplanning 2020

Het project roosterplanning

In de periode juli 2019 tot en met september 2020 heb ik leiding gegeven aan een project roosterplanning. 
Het project vond plaats bij een landelijk werkende zorgaanbieder. Eén met 400 locaties, 35000 cliënten en 7000 medewerkers in 8 CAO’s.
De organisatie wordt centraal geleid en er zijn decentrale directies met relatieve autonomie. Ondersteunende diensten zoals ICT zijn centraal ingericht.
Er spelen geplande en niet geplande veranderingen. Meerjarenplanning en ad-hoc beslissingen zoals bijvoorbeeld een omvangrijke wijziging in de organisatie- en kostenplaatsenstructuur zijn van invloed.

De opdracht omvatte de invoering van nieuwe software voor roosterplanningsprocessen conform het landelijk vastgestelde roosterbeleid omdat de oude software niet kon voldoen. Zoveel mogelijk “as is” over.

Voorafgaand aan de invoering vond onder mijn leiding selectie van de software plaats. Ook het contracteren van de gekozen leverancier van de software vond onder mijn leiding plaats.

Een aantal bijzonderheden en inzichten uit dit project deel ik omdat ik ze gun aan iedereen die leiding geeft aan een project roosterplanning.

Menselijke en organisatorische aspecten

Er zijn een paar dingen die goed zijn om te realiseren.

onvolwassenheid in project roosterplanningTen eerste: de organisatie ziet zichzelf aan het begin van het project roosterplanning als onvolwassen op het gebied van eigenaarschap.

Ten tweede: het project had oorspronkelijk een opdrachtgever (directeur bedrijfsvoering) uit een regio. Opdrachtgever ≠ Eigenaar.

Ten derde: de verantwoordelijke voor de centrale HR aanvaardde na een gesprek met mij het eigenaarschap van het roosterbeleid en de roosterprocessen. Een gedelegeerd bevoegd HR beleidsmedewerker werd aangewezen en nam de rol van eigenaar op zich. De samenwerking was goed omdat de verantwoordelijkheid werd genomen.

Dat ziet er best goed uit. Maar op twee derde van het project werd het anders. De opdrachtgever werd vervangen. Omdat er was geen sprake van overdracht naar de nieuwe opdrachtgever was er ruimte om eerdere toezeggingen en werkwijze opnieuw te bediscussiëren.
De nieuwe opdrachtgever kwam uit de interne ICT-organisatie. 

De gedelegeerd bevoegd eigenaar  viel weg. Omdat de vervanging  niet heel expliciet was ontstond hier een zoektocht.

Opdrachtgeverschap vanuit  onbetwiste autoriteit

Er spelen in de organisatie veel ambitieuze projecten. De ICT-organisatie neemt de initiatieven omdat er bijna altijd technologische componenten zijn die de veranderingen rechtvaardigen. De veranderingen hebben impact op de mensen. De manier waarop gewerkt wordt verandert. Het vraagt aanpassing van gedrag. De ICT-organisatie probeert te helpen en neemt verantwoordelijkheden van de business over. De vaart zit er in. 

Door het wegvallen van de opdrachtgever kwam het opdrachtgeverschap van het project roosterplanning ook in de ICT-organisatie te liggen. Met als gevolg dat in de ogen van de business het project roosterplanning een ICT feestje werd.
Hierdoor ontstond de gelegenheid zich meer te onttrekken aan de verantwoordelijkheid. De autoriteit van de opdrachtgever en projectleider werd omstreden. 

De opdrachtgever moet in mijn ogen een niet discutabele gezag hebben, zodat anderen zich niet onttrekken aan hun verantwoordelijkheid in het project.

Eigenaarschap en samenwerking zijn voorwaarden voor succes in een project.

Het is niet vanzelfsprekend dat eigenaarschap en samenwerking automatisch ontstaan. En ook niet dat dit gedurende het gehele project roosterplanning in stand blijft. Daarom moet de projectleider een stevige inspanning leveren. Opdrachtgever ≠ eigenaar is een complicerende factor voor de projectleider van een project roosterplanning.

complexiteit in het project roosterplanning

Het landelijke roosterbeleid was op onderwerpen mager.  Het was niet altijd duidelijk genoeg voor de nieuwe mogelijkheden. Bovendien bleek het landelijke roosterbeleid  door de regio’s heel wisselend toegepast te worden. Al vroeg in het project roosterplanning werd duidelijk dat enkele regio’s een eigen addendum op het landelijke beleid hadden ontwikkeld. Het was vaak onduidelijk wie de eigenaar van het addendum was. De documenten waren al lang geleden opgesteld.

Een voorbeeld

In de laatste maanden van het project roosterplanning zocht ik contact met bij de eindverantwoordelijke voor HR. Omdat de regionale projectleiders namens de mensen op de werkvloer vragen hadden over het proces van meer-uren uitbetalen. Het was namelijk voor regio’s onvoldoende duidelijk of medewerkers wel/niet zelf kunnen kiezen voor meer-uren uitbetalen.
Het signaal ik erbij gaf was dat de regio’s heel divers omgaan met dit beleidsonderwerp.  En dat er behoefte was aan meer duidelijkheid. Dit was al vaker onder de aandacht geweest. De eigenaar verwijst echter naar het bestaande beleid.
In de wekelijkse regionale projectleiders bijeenkomst bespreken we dit issue en proberen tot een oplossing te komen.
Sommige regio’s geven achteraf aan dat zij zich onvoldoende gehoord voelen. 

Samenwerken

samenwerken in het project roosterplanningAlertheid van de projectleider is gevraagd als het zoeken is naar oplossingen en verantwoordelijkheden. In bovenstaand voorbeeld leverde de eigenaar niet wat ik verwachtte. 

 

Samenwerken is elkaar helpen. Aandacht vragen maar ook aandacht geven.
Het nemen van verantwoordelijkheid door een eigenaar is cruciaal. Het vraagt takt van de projectleider om dit goed te adresseren. De projectleider heeft natuurlijk ook een verantwoordelijkheid. Maar die beperkt zich hier tot sturen op time, scope en budget.

Projectleiderschap met sturing en toets op het commitment

Alle veranderingen in een project roosterplanning hebben grote invloed op de manier van werken door medewerkers. Duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden vervaagt. Daarom is heldere afstemming nodig.

Tijdens de kick-off sessie in de regio’s het ik de mate van commitment getoetst bij de betrokken projectleiders. En daarbij is afgesproken dat commitment van de medewerkers in de regio onder de verantwoordelijkheid van de regio zelf valt.

Commitment

Passie is verliefdheid, engagement is een verloving, commitment is een huwelijk volgens Gyuri Vergouw in zijn boek Commitment, de belofte van betrokkenheid en bevlogenheid in organisaties.
Commitment gaat wat mij betreft, net als in een huwelijk ook over verantwoordelijkheid nemen en samenwerken. De sturing en de toets op het verbintenis van alle betrokkenen zie ik als een bouwsteen voor succes. Tegelijk bied het geen garanties.

Discussieer niet over complexe dingen

Regio’s hebben gedurende het project roosterplanning de bereidheid uitgesproken om met het landelijke roosterbeleid te werken.  Er was echter weinig beleid gemaakt op basis van de nieuwe roosterplanning tool. Een nieuw roosterbeleid was niet af.

In het eerder aangehaalde voorbeeld over een meer-uren vraagstuk kreeg werd naar bestaand beleid werd verwezen. Ik dacht dat het inventariseren en bediscussiëren van mogelijke oplossingen voor het meer-uren vraagstuk tijdens de wekelijkse projectleidersmeeting een manier was om commitment te krijgen voor een oplossing.  Dat is niet gelukt. In ogenschijnlijk simpele dingen zit vaak veel complexiteit.

omplexiteit zit verborgen in ogenschijnlijk simplele dingen

Het boek: het Dodo-effect, van de eerder genoemde auteur Vergouw zegt dat mensen willen discussiëren over wat ze snappen, maar niet over datgene wat te complex is.
Mijn aanpak heeft bij sommige regio’s (achteraf) opgeroepen dat ik onvoldoende oog heb gehad voor waar regio’s tegen aan lopen. Veel onderwerpen rondom het project roosterplanning zijn complex als er weinig of geen richtlijn is van de organisatie. Daar moet je als projectleider oog voor hebben.

Drie dingen die belangrijk zijn in een project roosterplanning

Een projectleider die belast is met de invoering van nieuwe software voor roosterplanning kan bij afwezigheid van HR beleid moeilijk zelf gedragen beleidsuitgangspunten ontwikkelen. Ik zie drie dingen die belangrijk zijn:

  1. Scherp zijn, doorlopend. Het tijdig onderkennen van het probleem.
  2. Aanhoudend adresseren van issues bij de eigenaar en opdrachtgever. Als roosterbeleid van de organisatie niet volstaat dan moet dit bij de opdrachtgever en de proceseigenaar geadresseerd worden. 
  3. Zorg dat er vanuit HR beleid een vast project teamlid deelneemt in het  project roosterplanning.

Onderstroom in dit project roosterplanning

Als projectleider realiseer ik me dat mensen worden beïnvloed door hun overtuigingen. Vaak denken mensen dat deze overtuigingen waar zijn en zien ze bevestiging in een bepaald gedrag.

De manier waarop er met hiaten omgegaan wordt  in combinatie met de emoties en drijfveren van medewerkers, de politieke spelletjes die worden gespeeld, de gevoelens van medewerkers spelen een grote rol bij het succes van een project.
Onbewuste gedragingen bij tegenspraak, angstcultuur, ontevredenheid, jaloezie, machtsspelletjes en generatieverschillen zijn vaak ongrijpbaar.

Online werken

Mijn kwetsbaarheid in dit project roosterplanning is dat ik onvoldoende grip kreeg op de onderstroom die op gang kwam. Onderstroom blijft een ongrijpbaar iets. Soms merk je aan non-verbale reacties dat (n)iemand achter een idee of voorstel staat.
Online werken maakt grip krijgen niet eenvoudiger. Non-verbale interactie is moeilijker te lezen. Je moet alerter zijn.

5 dingen die je kunt doen om meer grip te krijgen op de onderstroom

Ik maakte in het verleden wat notities van tips waarmee het ongrijpbare boven water gehaald kan worden.

  1. Stel je eerst zelf kwetsbaar op bij  het bespreken van een gevoelig onderwerp. Vertel waar je tegenaan loopt. Dit maakt het voor de anderen makkelijker om daarna te vertellen wat zij lastig vinden.
  2. Geef ruimte aan alle meningen. Activeer de teamleden die stil zijn door te vragen: “Ik ben benieuwd hoe jij hierover denkt. Wat vind jij ervan? Wat vind je dat we over het hoofd zien?”
  3. Wees alert op je gevoel en spreek je uit. “Ik merk dat ik mijn energie voel weglopen. Herkent iemand dat ook?”
  4. Oordeel niet. Als je denkt dat er sprake is van een pocket veto, dat niemand het achterste van zijn tong laat zien, kun je zeggen: “Ik zie jullie allemaal JA knikken, maar ik voel nog steeds een NEE. Herkennen jullie dat?”
  5. Als een overleg niet lekker loopt: “We praten nu al een kwartier over dit voorstel, maar ik heb het gevoel dat we niet bespreken waar het nu echt om gaat. Herkennen jullie dit? (stilte). Waar denken jullie dat we het hier nu over moet hebben?” 

je gaat het pas zien als je het door hebt in een project roosterplanning

Technische aspecten van een project roosterplanning

Koppelingen in een project roosterplannnig

De leverancier van de software voor roosterplanning leverde gedocumenteerde standaard koppeling(en) met de HRM software. Het is gebleken dat  standaard niet betekent dat het een kwestie van plug & play is. Afstemming over het  gebruik van definities vraagt aandacht.

Datamigratie in een project roosterplanning

Gedurende de eerste periode van de implementatiefase in het project roosterplanning kreeg het project roosterplanning te maken met opgelegde en afgedwongen ontwikkelingen. Deze waren van grote invloed. De organisatie- en kostenplaatsen structuur zou drastisch wijzigen. Het aantal werkgevers werd teruggebracht naar één. Beide ontwikkelingen zijn van invloed op de inrichting van de software voor roosterplanning. Onder de gegeven tijdsdruk is buiten het project roosterplanning, door anderen geprobeerd de HRM software en de bestaande (oude) rooster software goed in te richten. Omdat vervanging van software voor roosterplanning koppeling en migratie van gegevens uit de genoemde systemen met zich mee brengt, merk ik op dat ondanks goede bedoelingen het project roosterplanning veel last heeft gehad van onvoldoende uitgekristalliseerde wijzigingen.

Import van verlofstanden

De wijzigingen in organisatie en kostenplaats structuur heeft zich in dit project roosterplanning vooral geuit in issues bij het importeren van verlofstanden. Er was aanzienlijke uitvalrapportage na import. Het analyseren van de redenen van uitval heeft veel tijd gekost. Omdat er een oplossing moest komen is gekozen om het corrigeren van tellerstanden decentraal in de regio’s en handmatig te doen.

Het zijn de feiten die tellen

De opdrachtgever van het project roosterplanning heeft mij laten weten dat hij vindt dat dit complexe landelijk project goed is uitgerold. Overal en iedereen werkt met de nieuwe roosterplanning software.  Medewerkers zijn tevreden over de applicatie. Het projectroosterplanning in een jaar uitrollen (binnen scope, tijd en budget) ziet de opdrachtgever als een kunststukje op zichzelf.

Er zijn geen feiten alleen interpretaties in een project roosterplanning
Er bestaan geen feiten alleen interpretaties. Origineel: Nein, gerade Tatsachen gibt es nicht, nur Interpretationen.

 

Leerproces

Met regelmaat denk ik na over waar ik sta in mijn leerproces. De mate van bewustheid en de mate van bekwaamheid helpt om te kijken waar je staat. Was het Maslow die het model leercirkel van onbewust onbekwaam naar onbewust bekwaam heeft ontwikkeld? Het model beschrijft de verschillende fases die je in een leerproces doorloopt. Dit geldt voor elk leerproces.
De inzichten uit dit project neem ik mee in mijn eigen leerproces.  Ik weet waar ik sta en heb opnieuw geleerd. Ik blijf nieuwsgierig. Hoe zie jij mijn inzichten? Weet jij waar jij staat in je leerproces? Ik hoop van harte dat jij ook iets hebt aan mijn inzichten.

zandloper in een project roosterplanningWil je meer weten over het project roosterplanning en over mijn (on)mogelijkheden? Heb je opmerkingen?  Iedere reactie is welkom. Wel, kom dan! Aarzel niet.

Werk-privé balans (in corona tijd)

onvolwassenheid in project roosterplanning

Werk-privé balans, een venijnig probleem?

Mensen die ik ken vinden het nog altijd lastig om een goede werk-privé balans te hebben.  Zij hebben het gevoel dat ze vooral de dingen niet af krijgen en onvoldoende tijd over houden voor niet werk gerelateerde dingen. Zeker in deze tijd van corona.

Daar kun je op verschillende manieren naar kijken. Vandaag benader ik dit issue vanuit productiviteit in relatie tot thuiswerken.
Een probleem in 2020 is dat veel mensen, ondanks de technologische mogelijkheden, nog niet in staat zijn om productiever te zijn. Ik geloof dat het goed mogelijk is in gelijke of minder tijd je werk af te krijgen, mits je de mogelijkheden weet te benutten. Ik hoor maar al te vaak het tegengestelde. Het werk heeft achterstand of komt niet af.

Behoefte aan hogere productiviteit

Eurofund benadrukte in het rapport Working anytime anywhere: The effects on the world of work (Eurofound and the International Labour Office, 2017 dat groei in telewerken ook komt door de behoefte van bedrijven aan hogere productiviteit en betere prestaties. Tijdwinst en hierdoor meer beschikbaarheid als gevolg van vermindering van reistijd is voorstelbaar en fijn voor het bedrijf.  Maar of we daardoor meer tijd overhouden voor privé dingen?

Thuiswerken wordt normaler. Wat doet dat met werk-privé balans?

Met thuiswerken bedoel ik telewerken en op ICT gebaseerd mobiel werken. Thuiswerken tijdens de COVID-19-crisis zou volgens een recenter rapport van Eurofund voor ongeveer één derde van de beroepsbevolking in Europa de normale vorm van werk kunnen zijn. Werken op afstand kan de privé-werkbalans verbeteren maar thuiswerkers zijn kwetsbaarder voor lange werkdagen. Het is moeilijk te controleren of de richtlijnen voor werk- en rusttijden gevolgd worden.

werk-privé balans

Geen recht op verbreken verbinding

Het recht om de verbinding te verbreken is niet opgenomen in onze Nederlandse wetgeving. België, Frankrijk, Italië en Spanje hebben deze wetgeving wel.

In Nederland promoten we de voordelen van thuiswerken. Bescherming tegen mogelijke negatieve effecten op het evenwicht tussen werk en privéleven en op de gezondheid is niet vanuit onze wetgever geregeld.  Deze wijsheden haal ik uit een rapport van Eurofound (2020), Regulations to address work–life balance in digital flexible working arrangements, New forms of employment series, Publications Office of the European Union, Luxembourg.

Veel nieuwe technologie wordt onvoldoende benut

We hebben een periode achter ons waarin veel bedrijven de technologische ontwikkelingen zichtbaar en bruikbaar maakten. Veel werkers moeten de nieuwe informatie technologie nog eigen maken.
De corona-crisis maakt dat veel bedrijven een aanzienlijke bezuinigingsopdracht hebben gekregen.  Veel bedrijven kiezen voor een rustjaar. In 2021 verwacht ik minder snelle invoering van nieuwe software en andere technologische mogelijkheden. Hoewel een software leverancier mij recent verzekerde dat zij hier niets van terug zien. De software van dit bedrijf verkoopt goed. De agenda voor 2021 is vol.
Productiviteit verhogen kan door het reduceren van te veel arbeid en opruimen. 

Ook de werker zelf wil graag betere prestaties en hogere productiviteit en tegelijkertijd vitaal blijven. In de hoop dat langere werkdagen niet nodig zijn en de balans privé-werk goed is.

Het benutten van de mogelijkheden die technologie ons biedt te benutten is veel gevraagd aan mensen. Ik zie dat de meeste werkers zich niet goed hebben kunnen voorbereiden en dat zij veel productiever kunnen zijn dan ze denken.

Organisaties en hun personeel doen er volgens mij goed aan te investeren in mensen door trainingen die helpen bij het inrichten van een vitaler en productiever leven.

Motivatie

Mijn motivatie om fitter en vitaler, productiever en creatiever te zijn haal ik uit de volgende gedachte:
Als we (informatie)technologie beter weten te benutten dan draagt dat bij aan onze vitaliteit en hebben we een betere werk-privé balans.
Dan kunnen we meer tijd met elkaar besteden, elkaar meer helpen bij problemen oplossen en meer tijd besteden aan bijvoorbeeld duurzame ontwikkelingsdoelen en niet te vergeten de goede en leuke dingen in het leven.

Dat is toch fantastisch ?